Per rispettare l’organizzazione orizzontale, requisito fondamentale di Isotype, è necessario rivoluzionare l’approccio alla gestione del progetto, il processo di accounting, la contrattazione e le modalità di retribuzione del singolo consulente.
Approccio
Siamo tutti leader. I progetti non hanno un project manager, ma un coordinatore. Tutti i consulenti sono alla pari, non c’è un leader imposto. Nessuno deve riportare nulla a un proprio superiore, ma tutti partecipano a riunioni di progetto in cui si condividono le informazioni e i progressi. Il coordinatore ha il compito di organizzare queste riunioni, di moderarle, di evidenziare i problemi in modo costruttivo e senza criticare, di prendere decisioni risolutive nei momenti critici. A tutti i membri deve essere data l’opportunità di coordinare un progetto: solo in questo modo possiamo capire chi sono i più adatto a farlo. Questo approccio dovrebbe stimolare il lavoro di squadra e rendere tutti più creativi, propositivi, produttivi e veloci.
Valorizziamo le nostre competenze. In un progetto ciascun consulente ha un ruolo basato sulle proprie competenze, ma questo non esclude che possa dispensare suggerimenti in altre aree. L’importante è che riconosca l’autorevolezza di chi ha una maggiore padronanza di una competenza. Contemporaneamente l’eccellenza in una competenza o abilità non deve essere impugnata come scettro del comando: impariamo a condividerla e a essere esempio per gli altri.
Pensi sia una buona idea?
Nessuno impone le proprie idee, ma ciascuno le condivide chiedendo l’opinione degli altri consulenti. La più apprezzata o, spesso, l’unione di più idee sarà quella presentata al cliente.
Critica e proponi. Se vuoi rivolgere una critica al network e al suo funzionamento, non limitarti ad evidenziare il problema, ma, contestualmente, suggerisci una soluzione valida e sostenibile. In questo modo sarai costruttivo e contribuirai a migliorare Isotype. Tutti noi condividiamo gli obiettivi di sanare qualsiasi malfunzionamento e di concretizzare uno strumento utile ed efficiente per tutti i membri. I problemi non sono sempre di semplice soluzione e limitarsi a sollevare un polverone può essere controproducente e spesso può solo invischiare i membri in discussioni sterili che si rivelano perdite di tempo. Sforzarsi a immaginare in prima persona una soluzione ottimale può velocizzare il processo e permettere di costruire la soluzione definitiva partendo da una base concreta e solida.
Qual’è il modo migliore di approcciare il problema? Perché no? Hai qualche idea come farlo meglio?
Impariamo dai nostri errori, correggiamoli e miglioriamo. Non colpevolizziamo chi sbaglia, ma parliamo e troviamo una soluzione. Se qualcosa va storto, non scarichiamo la colpa solo su alcuni, ma dividiamoci il peso degli insuccessi. Cresceremo insieme.
Non sovraccarichiamoci. Valutiamo con cura i nostri ritmi e i nostri tempi e non carichiamoci di troppo lavoro. Non lavoriamo per più di 5 giorni la settimana, per più di 8 ore al giorno. Godiamoci la famiglia, gli amici, i fine settimana…
Godiamoci i tempi morti. Un pranzo insieme, un caffè o una passeggiata possono aiutarci a conoscerci meglio, ad accrescere la fiducia reciproca, a diventare amici… Un attimo di relax può stimolare il nostro cervello e portarci soluzioni o idee migliori. Non sprechiamo questi attimi preziosi con la fretta.
Premiamo la nostra bravura. Quando raggiungiamo un successo (ma non solo), facciamoci un dono: un giorno di riposo, un’escursione, una visita a una mostra, una cena… meglio se tutti insieme.
Siamo onesti e trasparenti gli uni con gli altri. Se qualcosa non ci soddisfa, anche se minima, parliamone e cerchiamo di migliorarla. Il nostro rapporto dovrebbe essere basato sul rispetto, sulla lealtà, sulla fiducia, sul piacere di lavorare insieme…
Condividiamo il maggior numero di informazioni. Rendiamo pubblica una serie di informazioni base riguardo ai progetti che coinvolgono più di un membro (ad es. contatto con un nuovo cliente, preventivi, avvio di un nuovo progetto o fallimento, passaggi chiave, chiusura). È fondamentale per accrescere il senso di appartenenza a un progetto comune, per consolidare le procedure di successo e, soprattutto, per evitare che si ripetano gli errori. Per questo scopo è disponibile un apposito Google document.
La procedura dell’account
Quando un nuovo cliente o progetto entra in Isotype si è sicuramente avviata la seguente procedura.
- Procacciamento del cliente
- ricerca del cliente
- contatto del cliente
- presentazione del network al cliente
- Procacciamento del progetto
- individuazione delle esigenze del cliente
- invio e valutazione dei questionari
- selezione dei membri del team di progetto
- definizione del preventivo, della descrizione dei servizi offerti e presentazione al cliente
- definizione con il cliente dei tempi di consegna, della timetable, del materiale fornito dal cliente e dei pagamenti
- negoziazione con il cliente
- chiusura del contratto
- Supervisione e coordinamento del progetto
- Consegna
- consegna del prodotto finito
- incasso dei pagamenti
- Post-vendita
Percentuali dell’account
| Fatturato complessivo del progetto | minore di €5˙000 | tra €5˙000 e €10˙000 | tra €10˙000 e €20˙000 | superiore a €20˙000 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Procacciamento del cliente | massimo 5% | massimo 7% | massimo 8% | da concordare | |
| Procacciamento del progetto e consegna | massimo 2,5% | massimo 3% | massimo 4% | da concordare | |
| Supervisione e coordinamento del progetto | Richiedere un preventivo al coordinatore designato | Richiedere un preventivo al coordinatore designato | Richiedere un preventivo al coordinatore designato | Richiedere un preventivo al coordinatore designato | |
| Post-vendita | massimo 2,5% | massimo 3% | massimo 4% | da concordare |
| Per qualsiasi fatturato del progetto | |
|---|---|
| Procacciamento del cliente | 15% |
| Procacciamento del progetto e consegna | 5% |
| Supervisione e coordinamento del progetto | Richiedere un preventivo al coordinatore designato |
| Post-vendita | 5% |
Richieste di preventivo provenienti dal sito web
Qualsiasi richiesta di preventivo proveniente dal sito viene inviata all’indirizzo info@isotype.org e inoltrata a tutti i membri.
Nel caso in cui la richiesta sia palesemente indirizzata a uno specifico aderente al network (vengono riportati nome e cognome), passare alla sezione Richieste di preventivo segnalate da aderenti a Isotype.
Qualsiasi altra richiesta di preventivo proveniente dal sito (a meno che non venga precedentemente segnalata da un aderente a Isotype) comporta:
- l’assegnazione d’ufficio di tutte le fasi della Procedura dell’account al coordinatore dell’area che comprende i servizi per cui è previsto il fatturato maggiore;
- il versamento della commissione per il procacciamento del cliente sul conto comune Isotype, utilizzato per coprire le spese comuni ed effettuare investimenti in ricerca e sviluppo.
In caso di dubbio sull’assegnazione dei ruoli, scrivere un’email a tutti i membri.
Solamente il detentore del ruolo di account è autorizzato a rispondere alle email.
Richieste di preventivo segnalate da aderenti a Isotype
Il passaparola si è dimostrato il metodo più efficace per il procacciamento di un nuovo cliente o progetto all’interno di Isotype. Frequentemente un aderente che riceve da un suo cliente consolidato una richiesta che esula dalle sue competenze, piuttosto che rinunciare al lavoro, inoltra la richiesta al network.
Qualsiasi richiesta di preventivo inoltrata al network da un suo aderente comporta:
- l’assegnazione d’ufficio di tutte le fasi della Procedura dell’account al procacciatore del cliente o del progetto;
- la segnalazione a tutti i membri del network del nuovo cliente/progetto.
Il ruolo dell’account
L’account, salvo problemi di difficile risoluzione, gestisce interamente il rapporto di comunicazione tra il cliente e il network. È preferibile far seguire tutto il processo alla stessa persona, per non disorientare il cliente.
Un account assegnato d’ufficio, può rinunciare a una o più fasi della Procedura dell’account (anche a tutte), delegandole ad altri membri del network. In tal caso rinuncerà automaticamente anche alle relative percentuali di cui alla sezione Percentuali dell’account.
Procedura di lavoro
- produzione dei semilavorati da parte dei singoli fornitori
- assemblaggio del prodotto finito
- test interni al team
- eventuali test con beta-tester esterni
Spedizioni
Per la spedizione di materiale attraverso posta o corriere, gli aderenti a Isotype sono invitati a utilizzare IoSpedisco.it, un innovativo servizio per il confronto delle spese di spedizione tra i principali operatori italiani.
Promozione delle attività
Angelo Simone si occupa dell’ufficio stampa di Isotype.
- Per ciascun lavoro pubblicato, inviare all’ufficio stampa:
- nome del cliente,
- titolo del progetto,
- target,
- nomi da citare nel comunicato,
- altre info (ad esempio, pianificazione);
- l’ufficio stampa invierà a tutti i soggetti coinvolti (incluso il cliente) il comunicato redatto per approvazione o modifiche;
- il comunicato definitivo sarà inviato ai media di settore;
- redazione di una rassegna stampa cartacea e web;
- valutazione mensile delle visite provenienti dagli articoli online citati nella rassegna stampa.